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Tipps für die Presse- und Öffentlichkeitsarbeit

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Französischen Tag am

Französischen Tag am 22. Januar für Veranstaltungen – und informieren Sie die Presse. Ähnliche Anlässe bieten auch die Europawoche oder der EU- Projekttag an Schulen im Mai. Allgemeine Informationen über Erasmus+ im Schulbereich finden Sie auf Seite 27 dieser Broschüre. Eine Pressekonferenz vorbereiten Eine Pressekonferenz bzw. ein Pressegespräch sind für alle Beteiligten sehr aufwändig – für Sie, weil für die Vorbereitung viel Zeit erforderlich ist, aber auch für die Journalisten, die sich Zeit für den Termin nehmen. Deshalb sollten Sie abwägen, ob Ihr Anliegen diesen Aufwand rechtfertigt. Bei der Vorbereitung sollten Sie auf Folgendes achten: Verschicken Sie die Einladung rechtzeitig – etwa eine Woche – vor der Pressekonferenz an die Medien. Der Versand der Einladung per E-Mail ist heute üblich. Es empfiehlt sich, auf Anhänge zu verzichten und alle Informationen in die E-Mail selbst zu schreiben. Aufwendige Formatierungen (HTML) sind nicht erforderlich. Führen Sie die Pressekonferenz am Vormittag durch – allerdings nicht vor 10 Uhr und nicht später als 13 Uhr. Dann bleibt insbesondere Tageszeitungsjournalisten am Nachmittag genügend Zeit, den Beitrag zu verfassen. Ein günstiger Zeitpunkt liegt zwischen 11 Uhr und 11.30 Uhr. Beschreiben Sie die Anfahrt und Lage der Schule. Hilfreich ist ein Link auf die Website der Schule, die dazu Informationen enthält. Stellen Sie in der Einladung deutlich heraus, wer aus welchem Anlass und in welcher Funktion als Gesprächspartner/-in zur Verfügung steht. Damit unterstreichen Sie die Relevanz des Termins. Weisen Sie ggf. darauf hin, dass der Termin auch für Fotojournalisten/ -innen geeignet ist, z.B. bei einer Präsentation. Geben Sie für Rückfragen eine/-n – auch außerhalb der Schulzeit erreichbaren – Ansprechpartner/-in mit Telefonnummer an. Bitten Sie Pressevertreter/-innen um eine Anmeldung per E-Mail. Das hilft Ihnen, den Überblick zu bewahren. Eine Fachtagung zum 60-jährigen Bestehen des PAD im November 2012 war Anlass für ein Pressegespräch mit der Vizepräsidentin der Kultusministerkonferenz, Sylvia Löhrmann. Zweckmäßig ist es, Medien, die an einem Beitrag interessiert sind, selbst aber keinen Journalisten schicken können, anzubieten, im Anschluss an die Pressekonferenz (nicht vorher!) eine Pressemappe zuzusenden. Daraus können Pressevertreter dann einen Beitrag erstellen. Im Idealfall wird die beiliegende Presseinformation ohne Änderungen übernommen. Bereiten Sie eine Pressemappe vor: Stellen Sie in einem Pressetext alle Informationen, die Ihnen wichtig sind, zusammen (z.B. Titel und Inhalt des Projekts, Angaben zur Schule und den Partnerschulen, Darstellung vorliegender Projektergebnisse aus den Vorjahren, allgemeine Informationen zum Programm, das Ihr Projekt fördert) und händigen Sie diese aus. Journalistinnen und Journalisten müssen sich jeden Tag schnell in neue Themen einfinden. Mit einer Pressemappe reduzieren Sie – auch in Ihrem Interesse – Fehler in der Berichterstattung. Berücksichtigen Sie, dass Journalistinnen und Journalisten viele Termine wahrnehmen und meist unter Zeitdruck stehen. Oft sind es zudem freie Mitarbeiter/-innen, die gegen geringe Bezahlung Beiträge schreiben. Erleichtern Sie Journalistinnen und Fortsetzung auf Seite 18 14 | | 15

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