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Tipps für die Presse- und Öffentlichkeitsarbeit

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Journalisten ihre

Journalisten ihre Arbeit, indem Sie auf Verständlichkeit der Darstellung achten, relevante Zahlen, Daten und Fakten vorher recherchieren usw. Was Ihnen nebensächlich oder selbstverständlich erscheint (»Wie viele Schüler hat die Schule« oder »Wann lebte Erasmus?«), kann Journalistinnen und Journalisten besonders interessieren. Eine Pressekonferenz durchführen Bei der Durchführung einer Pressekonferenz sollten Sie auf Folgendes achten: Formale Aspekte Achten Sie darauf, dass der Raum, in dem das Pressegespräch stattfindet, ausgeschildert, leicht zu finden und ruhig gelegen ist. Wenn Sie technische Geräte einsetzen, machen Sie sich vorher mit ihrer Anwendung vertraut und prüfen Sie deren Funktionsfähigkeit. Stellen Sie sicher, dass diese am Tag des Pressegesprächs nicht von anderen genutzt werden. Empfangen Sie Journalistinnen und Journalisten beim Eintreffen und bitten Sie diese, sich in eine Anwesenheitsliste einzutragen. So können Sie Medien, die nicht erschienen sind, anschließend einen selbst formulierten (und vorher vorbereiteten) Pressetext nachreichen. Bei den örtlichen Tageszeitungen sollte dies unmittelbar nach der Veranstaltung passieren. Die Übersicht hilft Ihnen außerdem, Ihren Presseverteiler zu aktualisieren und vor künftigen Veranstaltungen Medienvertreter gezielter anzusprechen und einzuladen. Stellen Sie Schilder mit den Namen der Gesprächspartner/-innen auf den Tisch (Vor- und Nachname, Funktion). Achten Sie darauf, dass alle Namen richtig geschrieben sind! Stellen Sie einige Getränke – Kaffee oder Tee, Saft und Wasser reichen völlig aus – bereit, ggf. sind auch Schnittchen sinnvoll, wenn das Gespräch über die Mittagszeit stattfindet. Ein aufwändiges Büffet oder sogar Geschenke sind nicht nötig und können missverstanden werden. Inhaltliche Aspekte Klären Sie vorher mit den Referierenden – mehr als drei sollten es nicht sein – , wer sich wie lange und wozu äußern wird. Damit vermeiden Sie überflüssige Wiederholungen oder sogar widersprüchliche Aussagen. Bereiten Sie eine Pressemappe (siehe oben) vor, die Sie allen Journalistinnen und Journalisten, die an dem Gespräch teilnehmen, aushändigen. Sofern Sie darüber verfügen, können Sie auch einen Notizblock und einen Stift beilegen. Legen Sie der Pressemappe kurze Angaben zur Vita der Referierenden bei (z.B. Alter, Amtsbezeichnung). Medien wollen Wiederholungen meiden – ein und dieselbe Person wird z.B. einmal mit Vor- und Nachname genannt und zwei Zeilen später als »Oberstudiendirektor«. Ablauf Nach einer kurzen Begrüßung, einer Einführung zum Anlass des Pressegesprächs und einer Vorstellung der Gesprächspartner (Name, Funktion, ggf. kurze Erläuterung zum Sachverstand der Beteiligten: Warum äußern gerade sie sich zum Thema?) durch den Moderator sollten die Teilnehmer/-innen ihr kurzes Statement (fünf bis max. zehn Minuten – je nach Thema und Zahl der Gesprächspartner/-innen) abgeben. Im Anschluss daran haben Journalistinnen und Journalisten die Möglichkeit für Nachfragen. Wenn nicht eine/-r der Gesprächspartner/ -innen direkt angesprochen wird, sollte der Moderator eine/-n Gesprächspartner/-in um eine Antwort bitten. Ergeben sich Einzelfragen, die nicht sofort beantwortet werden können, sollten Sie diese im Anschluss an das Pressegespräch klären. In keinem Fall sollte eine Frage, die Sie nicht beantworten können, ignoriert oder übergangen werden. Dies wirft ein schlechtes Bild auf die Schule. Besser ist es, darzustellen, warum eine Antwort jetzt nicht möglich ist. Wenn möglich sollten Sie anbieten, die fehlenden Informationen einzuholen und nachzureichen. Haben Sie den Eindruck, dass alle Fragen beantwortet sind, beenden Sie den offiziellen Teil des Gesprächs. Verabschieden Sie die Journalistinnen und Journalisten und tauschen Sie Visitenkarten aus für einen späteren Kontakt. Auf flotte Sprüche (»Ich hoffe, ich lese morgen nur Gutes über unsere Schule«) sollten Sie verzichten. Radiojournalisten bitten häufig darum, nach dem Gespräch einen »O- Ton« aufnehmen zu können. Oft werden dann nochmals eine oder mehrere der Fragen gestellt, die bereits in der Pressekonferenz beantwortet wurden. 18 | | 19

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