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Tipps für die Presse- und Öffentlichkeitsarbeit

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Pressemitteilungen verfassen und versenden Informationen über die Medien sowie die jeweiligen Adressen lassen sich heute bequem im Internet recherchieren. Lassen Sie sich ggf. ein Ansichtsexemplar zusenden, um zu prüfen, ob ein Medium für Ihre Arbeit relevant ist. Ein Presseverteiler kann auch um Institutionen und Einrichtungen erweitert werden, mit denen Sie regelmäßig zusammenarbeiten bzw. zusammenarbeiten wollen. Dazu zählen z.B. Elternbeirat, Schulamt bzw. Schulaufsicht, Unternehmen im regionalen Umfeld der Schule, der Förderverein, »Sponsoren« usw. Hier steht weniger die anschließende Berichterstattung im Mittelpunkt, sondern das Bild, das Sie durch Ihre kontinuierliche Informationsarbeit pflegen. Der Versand von Pressemitteilungen erfolgt am besten per E-Mail. Ein Presseverteiler lässt sich mit den gängigen E-Mail-Programmen gut verwalten, z.B. durch eine Gruppe, die dazu angelegt wird. In solchen Gruppen lassen sich zu der E-Mail auch weitere Angaben zu den Personen (Telefon, Adresse) sowie nützliche Anmerkungen z.B. zu Art und Umfang des Kontakts zu dem Medium und dem Redakteur vermerken. Die E-Mail lässt sich der Website oder dem Impressum des jeweiligen Mediums entnehmen. Größere Zeitungen haben Ressorts, deren Adressen meistens ebenfalls im Impressum genannt werden. Andernfalls können Sie auch telefonisch erfragen, wer als Adressat für Ihre Pressemitteilungen in Frage kommt. Sollte sich ein Name nicht ermitteln lassen, richten Sie Ihre Schreiben an den »Chef vom Dienst« (CvD). Seine Aufgabe ist es u.a., Presseinformationen innerhalb einer Redaktion an das zuständige Ressort weiterzuleiten. Die Informationsarbeit Ihrer Schule wird durch die Qualität Ihres Presseverteilers bestimmt. Achten Sie deshalb darauf, dass die Angaben aktuell gehalten werden. Es empfiehlt sich, bei E-Mails, die als unzustellbar zurückkommen, den Empfänger sofort zu löschen oder die Adresse zu aktualisieren. Das wichtigste Instrument der Presse- und Öffentlichkeitsarbeit sind Pressemitteilungen. Wenn Sie sich mit einer Pressemitteilung an die Medien wenden, sollten Sie sich in die Lage des Journalisten und der potenziellen Leser/-innen versetzen: Es gilt, deren Interesse für Ihr Anliegen zu wecken. Dies gelingt dann, wenn Ihre Informationen neu, aktuell und für die Öffentlichkeit relevant sind. Vorteile von Pressemitteilungen In einer Pressemitteilung können Sie Ihre Informationen bzw. Ihre Sicht der Dinge unmissverständlich formulieren. Fehler, die aus persönlichen Gesprächen resultieren, lassen sich so vermeiden. Eine Pressemitteilung ermöglicht Redaktionen eine intensivere Beschäftigung mit dem Thema, da es »auf dem Tisch« liegt und der Text auch für eine spätere Berichterstattung aufgehoben und archiviert werden kann. Mit einer Pressemitteilung können Sie viele Medien gleichzeitig und, wenn Sie den Versand per E-Mail durchführen, zu geringen Kosten erreichen. Nachteile von Pressemitteilungen Wird ein Sachverhalt unklar dargestellt oder hat der Redakteur Nachfragen, muss er mit dem Verfasser Rücksprache halten. Das kostet Zeit, insbesondere dann, wenn der Absender nicht sofort erreichbar ist. Komplizierte Themen können kaum dargestellt werden. Emotionen lassen sich schwer vermitteln. Es gibt keine Garantie für einen Abdruck. Formale Aspekte einer Pressemitteilung Ein Versand per E-Mail ist heutzutage üblich. Bezeichnen Sie Ihr Schreiben deutlich als »Pressemitteilung« oder »Presseinformation«. In einer E-Mail bietet sich die »Betreff«-Zeile dazu gut an. Geben Sie ein Datum an. 8 | | 9

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