Pressemitteilungen verfassen und versenden 8 | Ein Presseverteiler kann auch um Institutionen und Einrichtungen erweitert werden, mit denen Sie regelmäßig zusammenarbeiten bzw. zusammenarbeiten wollen. Dazu können zählen [ Schulamt bzw. Schulaufsicht [ Unternehmen im Umfeld der Schule, Sponsoren, Stadtmarketing usw. Hier steht weniger die anschließende Berichterstattung im Mittelpunkt, sondern das Bild, das Sie durch Ihre kontinuierliche Informationsarbeit pflegen. Der Versand von Presseinformationen und -mitteilungen erfolgt am besten per E-Mail. Ein Presseverteiler lässt sich mit E-Mail-Programmen gut verwalten, zum Beispiel durch eine dafür angelegte Gruppe. In solchen Gruppen lassen sich zu der E-Mail auch weitere Angaben zu den Personen (Telefon, Adresse) sowie nützliche Anmerkungen etwa zu Art und Umfang des Kontakts mit dem Medium und der Redakteurin oder dem Redakteur vermerken. Es reicht aber auch ein einfaches Dokument in einem Textverarbeitungsprogramm, aus dem Sie jeweils die Adressen kopieren. Beim Versand der E-Mail sollten Sie dann darauf achten, Adressen in das Feld für Blindkopie (BCC) zu setzen. Zumindest bei professionellen und tagesaktuellen Medien hat es sich bewährt, E-Mails an Funktionsadressen des für Ihren Anlass geeigneten Ressorts zu versenden und nicht an einzelne Redakteurinnen und Redakteure, die Ihnen vielleicht von früheren Anlässen bekannt sind. Die Mails werden in der Regel durch eine verantwortliche Redakteurin oder einen verantwortlichen Redakteur oder den »Chef vom Dienst« an die zuständigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter weitergeleitet. Bei semiprofessionellen Medien etwa von Verbänden, die oft mit ehrenamtlichen Redaktionen arbeiten und unregelmäßig erscheinen, die aber dennoch für Ihre Öffentlichkeitsarbeit relevant sind, ist es zweckmäßig, die verantwortliche Redakteurin oder den verantwortlichen Redakteur direkt anzuschreiben. Die Adressen finden Sie meistens im Impressum. Andernfalls können Sie auch erfragen, wer als Adressat für Ihre Pressemitteilungen infrage kommt. Die Informationsarbeit Ihrer Schule wird durch die Qualität Ihres Presseverteilers bestimmt. Achten Sie deshalb darauf, dass die Angaben aktuell gehalten werden. Es empfiehlt sich, bei E-Mails, die als unzustellbar zurückkommen, den Empfänger sofort zu löschen oder die neue Adresse in Erfahrung zu bringen. Das wichtigste Instrument der Presse- und Öffentlichkeitsarbeit sind Pressemitteilungen. Wenn Sie sich mit einer Pressemitteilung an die Medien wenden, sollten Sie sich in die Lage der Journalistinnen und Journalisten sowie der potenziellen Leserschaft versetzen: Es gilt, deren Interesse für Ihr Anliegen zu wecken. Dies gelingt dann, wenn Ihre Informationen neu, aktuell und für die Öffentlichkeit relevant sind. Vorteile von Pressemitteilungen - Mitteilung [ In einer Pressemitteilung können Sie Ihre Informationen bzw. Ihre Sicht der Dinge unmissverständlich formulieren. Fehler, die aus Gesprächen resultieren, lassen sich so vermeiden. [ Eine Pressemitteilung ermöglicht Redaktionen eine genauere Beschäftigung mit dem Thema, das – einmal »auf dem Bildschirm« – auch für eine spätere Berichterstattung aufgehoben werden kann. [ Mit einer Pressemitteilung erreichen Sie viele Medien gleichzeitig und zu geringen Kosten. Nachteile von Pressemitteilungen [ Wird ein Sachverhalt unklar dargestellt oder hat die Redaktion Nachfragen, muss sie mit dem Verfasser Rücksprache halten. Das kostet Zeit, insbesondere dann, wenn der Absender nicht sofort erreichbar ist. [ Komplizierte Sachverhalte können kaum dargestellt werden. [ Emotionen und Atmosphäre lassen sich schwer vermitteln. [ Es gibt keine Garantie für einen Abdruck. | 9
